Trong lý thuyết quản lý doanh nghiệp hiện đại, chuỗi cung ứng được coi là một trong ba trụ cột cốt lõi của một doanh nghiệp, bên cạnh tài chính và hoạt động thị trường. Theo mô hình SCOR (Tham chiếu Hoạt động Chuỗi Cung ứng), các hoạt động "Nguồn" (Mua sắm) và "Sản xuất/Giao hàng" (liên quan chặt chẽ đến Tồn kho) đóng vai trò quyết định trong hiệu quả chi phí, khả năng phản ứng dịch vụ và tính bền vững lâu dài. Do đó, nếu một công ty thực hiện chuyển đổi số mà không số hóa quản lý mua sắm và tồn kho, thì sự chuyển đổi đó vẫn sẽ bị phân mảnh và không mang lại giá trị bền vững.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã số hóa các chức năng bán hàng, CRM hoặc tiếp thị, nhưng mua sắm và tồn kho vẫn được quản lý thông qua các tệp Excel, email hoặc kinh nghiệm cá nhân. Điều này dẫn đến một tình huống phổ biến là doanh thu tăng, nhưng lợi nhuận không tăng tương xứng, do kiểm soát kém về chi phí đầu vào và mức tồn kho. Do đó, các mô-đun Mua sắm và Tồn kho trong một hệ thống ERP tạo thành xương sống hoạt động cho một chuyển đổi số thực sự toàn diện.
Từ góc độ lý thuyết quản lý mua sắm, mục tiêu của việc mua sắm không chỉ đơn thuần là có được giá thấp nhất, mà là mua được sản phẩm đúng, với chất lượng đúng, vào thời điểm đúng, và với tổng chi phí sở hữu tối ưu. Các mô-đun mua sắm ERP được thiết kế để hiện thực hóa nguyên tắc này bằng cách chuẩn hóa quy trình làm việc và số hóa dữ liệu mua sắm.
Về lý thuyết, quy trình mua sắm tuân theo một chu trình tiêu chuẩn hóa: xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và ký hợp đồng, thực hiện và đánh giá sau khi mua. Hệ thống ERP hợp nhất toàn bộ chu trình này thành một nền tảng kỹ thuật số duy nhất, giảm sự phụ thuộc vào kiến thức cá nhân và giảm thiểu rủi ro hoạt động do sự thay đổi nhân sự.
Trong các tình huống thực tế, các doanh nghiệp không có hệ thống mua sắm tập trung thường gặp phải tình trạng giá cả không nhất quán cho các vật liệu giống nhau vì dữ liệu giá lịch sử và hồ sơ nhà cung cấp bị phân tán hoặc không có sẵn. Bằng cách triển khai một mô-đun mua sắm, các tổ chức có thể giữ lại lịch sử báo giá, đơn đặt hàng và các điều khoản hợp đồng, cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì dựa vào trực giác.
Một nguyên tắc cơ bản trong quản lý chuỗi cung ứng là đa dạng hóa nhà cung cấp và đánh giá hiệu suất liên tục. Mô-đun mua sắm trong một hệ thống chuyển đổi số cho phép quản lý nhà cung cấp tập trung, bao gồm thông tin pháp lý, lịch sử giao dịch, thời gian giao hàng trung bình, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và hiệu suất chất lượng.
Trong nhiều trường hợp triển khai ERP, các doanh nghiệp chỉ nhận ra các rủi ro liên quan đến nhà cung cấp khi có sự gián đoạn hoặc tăng giá đột ngột xảy ra. Thiếu dữ liệu lịch sử, việc tìm nguồn thay thế trở nên khó khăn. Quản lý nhà cung cấp số hóa cung cấp cho các doanh nghiệp một vị thế đàm phán mạnh mẽ hơn trong khi hỗ trợ kiểm toán nội bộ, yêu cầu tuân thủ và tính minh bạch tài chính.
Theo lý thuyết quản lý tồn kho, tồn kho vừa là tài sản vừa là chi phí. Trong khi mức tồn kho cao đảm bảo sự liên tục của dịch vụ, chúng cũng làm tăng chi phí lưu kho, khóa vốn và rủi ro lỗi thời. Ngược lại, tồn kho thấp giảm chi phí nhưng làm tăng rủi ro hết hàng. Do đó, quản lý tồn kho là một bài toán tối ưu hơn là một bài tập tối đa hóa hoặc tối thiểu hóa.
Các mô-đun tồn kho ERP giải quyết thách thức tối ưu hóa này bằng cách cung cấp khả năng nhìn thấy tồn kho theo thời gian thực, được hỗ trợ bởi các quy tắc bổ sung, ngưỡng hàng dự trữ an toàn và cơ chế dự báo nhu cầu. Những nguyên tắc này được áp dụng rộng rãi trong các khuôn khổ quản lý Just-In-Time (JIT) và Lean.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp phải "tồn kho ảo", nơi mà các hồ sơ kế toán không khớp với hàng tồn kho thực tế. Vấn đề này thường phát sinh từ việc ghi chép giao dịch thủ công và các quy trình không nhất quán. Các mô-đun tồn kho ERP chuẩn hóa các luồng chuyển hàng vào, ra và nội bộ, đảm bảo độ chính xác và tính nhất quán của dữ liệu.
Khi các doanh nghiệp mở rộng, việc quản lý nhiều kho và chi nhánh trở nên không thể tránh khỏi. Các mô-đun tồn kho ERP cho phép các tổ chức xác định cấu trúc kho bậc thang, từ các kho trung tâm đến các vị trí lưu trữ chi tiết. Điều này phù hợp với các nguyên tắc quản lý logistics hiện đại, nhấn mạnh việc theo dõi vị trí chính xác để giảm thiểu thời gian xử lý và lấy hàng.
Hơn nữa, việc theo dõi lô và số sê-ri không chỉ là một tính năng kỹ thuật mà còn là yêu cầu quy định trong các ngành như dược phẩm, thực phẩm và điện tử. Các quy định về truy xuất nguồn gốc và thu hồi yêu cầu theo dõi chi tiết vòng đời cho mỗi đơn vị sản phẩm. Các mô-đun tồn kho đáp ứng những yêu cầu này bằng cách liên kết số lô, ngày hết hạn và thông tin nhà cung cấp trực tiếp từ giai đoạn mua hàng.
Một trong những điểm mạnh cốt lõi của hệ thống ERP nằm ở việc tích hợp dữ liệu đa chức năng. Từ góc độ lý thuyết kế toán, mọi giao dịch mua sắm và tồn kho đều ảnh hưởng trực tiếp đến tài sản, chi phí và giá vốn hàng bán. Khi các hệ thống vận hành và tài chính không được kết nối, dữ liệu tài chính không thể tránh khỏi việc bị chậm trễ và không chính xác.
Trong môi trường ERP, khi hàng hóa được nhận từ một đơn đặt hàng, giá trị tồn kho sẽ được tự động ghi nhận trong hệ thống kế toán. Khi hàng hóa được phát hành cho bán hàng hoặc sản xuất, giá vốn hàng bán được tính toán dựa trên các phương pháp định giá đã được xác định trước như FIFO hoặc bình quân gia quyền. Sự tích hợp này cho phép báo cáo tài chính chính xác hơn và hỗ trợ quyết định quản lý kịp thời.
Từ góc độ thực tiễn, các doanh nghiệp thành công trong việc triển khai các mô-đun mua sắm và tồn kho ERP thường quan sát thấy ba kết quả chính. Thứ nhất, chi phí mua sắm giảm do kiểm soát giá tốt hơn và giảm thiểu các giao dịch mua khẩn cấp. Thứ hai, vòng quay tồn kho cải thiện, giải phóng vốn lưu động và giảm thiểu hàng tồn kho chậm. Thứ ba, tính minh bạch và kiểm soát nội bộ được nâng cao đáng kể, điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp đang phát triển nhanh hoặc những doanh nghiệp chuẩn bị cho đầu tư và mở rộng.
Những lợi ích này không chỉ đến từ phần mềm mà còn từ các quy trình tiêu chuẩn hóa và thực hành quản lý dựa trên dữ liệu. Do đó, các mô-đun mua sắm và tồn kho thường được coi là bước nền tảng trong lộ trình chuyển đổi số doanh nghiệp rộng lớn hơn.
Từ góc độ lý thuyết, mua sắm và tồn kho là những thành phần cốt lõi của chuỗi cung ứng và quản lý hoạt động. Từ góc độ thực tiễn, chúng đại diện cho các nguồn chi phí và rủi ro hoạt động chính trong một doanh nghiệp. Việc triển khai các mô-đun Mua sắm và Tồn kho trong một hệ thống chuyển đổi số không chỉ nâng cao kiểm soát hoạt động hiện tại mà còn thiết lập một nền tảng dữ liệu vững chắc cho các sáng kiến trong tương lai như phân tích nâng cao, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và ứng dụng trí tuệ nhân tạo.
Chuyển đổi số không bắt đầu chỉ với công nghệ, mà còn với việc kiểm soát có hệ thống những gì liên tục chảy qua doanh nghiệp: hàng hóa, vốn và dữ liệu.