Từ góc độ hoạt động, quản lý hàng tồn kho kỹ thuật số tạo ra một môi trường dữ liệu chính xác và minh bạch cao, giảm đáng kể sự phụ thuộc vào các quy trình thủ công dễ mắc lỗi. Kết quả là, các doanh nghiệp có thể nâng cao độ tin cậy của dữ liệu hiện có, cải thiện khả năng dự đoán và tối ưu hóa các quyết định liên quan đến cung ứng, sản xuất và phân phối.
2. Tại sao các doanh nghiệp nên chuyển sang quản lý hàng tồn kho kỹ thuật số?
Việc chuyển đổi sang quản lý kho kỹ thuật số không còn là một lựa chọn mà là một yêu cầu chiến lược đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn duy trì tính cạnh tranh và bền vững trong kỷ nguyên Công nghiệp 4.0. Lý do cho sự chuyển đổi này được xây dựng trên nguyên tắc tối ưu hóa chuỗi cung ứng, cụ thể là loại bỏ lãng phí (Muda), tăng cường tính minh bạch và cải thiện chất lượng dữ liệu.
- Tăng độ chính xác của dữ liệu và giảm lỗi vận hành:
Lợi ích chính của hệ thống quản lý kho kỹ thuật số là khả năng nâng cao tính toàn vẹn của dữ liệu. Trong các mô hình quản lý truyền thống, các lỗi phát sinh từ việc xác định thủ công, lỗi tài liệu và sự không khớp giữa dữ liệu sổ sách và hàng tồn kho thực tế (sự không khớp hàng tồn kho) là không thể tránh khỏi. Việc chuyển sang công nghệ nhận dạng tự động và thu thập dữ liệu (AIDC) như mã vạch 2D/mã QR và Nhận dạng Tần số Radio (RFID) hoàn toàn thay thế quy trình này. Về mặt định lượng, các nghiên cứu trong ngành cho thấy việc áp dụng AIDC kết hợp với Hệ thống Quản lý Kho (WMS) có thể giảm lỗi hàng tồn kho từ 50% đến 80%, bao gồm cả tổn thất hàng tồn kho và lỗi chọn hàng. Ví dụ, một báo cáo từ GS1 Global cho thấy các công ty thực hiện mã hóa dữ liệu sản phẩm tiêu chuẩn đạt được độ chính xác hàng tồn kho lên đến 99,8%, một con số không thể đạt được bằng các phương pháp thủ công. Độ chính xác này loại bỏ các chi phí ẩn phát sinh từ việc xử lý các đơn hàng trả lại, kiểm tra hàng tồn kho định kỳ không mong muốn do sự không khớp dữ liệu và tổn thất từ hàng hóa bị mất.
- Tối ưu hóa hiệu suất vận hành và tiết kiệm thời gian xử lý:
Hiệu quả thời gian là hệ quả trực tiếp của việc số hóa quy trình. Bằng cách sử dụng các thiết bị di động thông minh có khả năng quét, quản lý hàng tồn kho, nhận/giao hàng và phân loại được thực hiện ngay lập tức mà không cần giấy tờ phức tạp hay nhập dữ liệu thủ công. Theo các nguyên tắc của Quản lý Lean, việc loại bỏ thời gian chờ đợi không cần thiết và các quy trình dựa trên giấy tờ giúp giảm thiểu lãng phí. Dữ liệu thực nghiệm cho thấy rằng quản lý hàng tồn kho và các hoạt động nhận hàng có thể nhanh hơn từ 3 đến 5 lần, tương đương với việc tiết kiệm từ 30% đến 60% thời gian so với các phương pháp truyền thống. Điều này không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn rút ngắn đáng kể thời gian hoàn thành đơn hàng, một yếu tố quan trọng trong việc duy trì tính cạnh tranh về tốc độ ra thị trường.
- Nền tảng ra quyết định dựa trên dữ liệu:
Các hệ thống kỹ thuật số cung cấp khả năng quản lý hàng hóa dựa trên các tham số chi tiết như số lô, số sê-ri và đặc biệt là ngày hết hạn. Điều này cho phép các doanh nghiệp áp dụng các chiến lược quản lý hàng tồn kho tiên tiến như FEFO (First-In, First-Out) thay vì chỉ dựa vào nguyên tắc FIFO (First-In, First-Out). Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực về mức tồn kho hiện có, vị trí kho chính xác và tình trạng chất lượng. Điều này tạo ra cái nhìn tổng quan về kho, giúp các phòng ban liên quan – đặc biệt là cung ứng và sản xuất – chuyển từ quản lý phản ứng sang quản lý chủ động. Ví dụ, việc theo dõi ngày hết hạn cho phép hệ thống tự động cảnh báo để thực hiện các chiến lược thanh lý kịp thời, từ đó giảm thiểu rủi ro phải thanh lý hoặc tiêu hủy hàng hóa (chi phí lạc hậu). Sự truy xuất chi tiết này cũng đáp ứng các yêu cầu pháp lý và chất lượng nghiêm ngặt trong nhiều ngành.
- Nâng cao khả năng phản hồi của khách hàng và chất lượng dịch vụ:
Sự minh bạch của dữ liệu tồn kho số hóa là chìa khóa để cải thiện mức độ dịch vụ khách hàng (CSL). Khách hàng ngày nay yêu cầu thông tin chính xác về tình trạng cung ứng và thời gian giao hàng. Khi các doanh nghiệp biết chính xác "họ có bao nhiêu hàng tồn kho," "hàng hóa ở đâu," và "khi nào họ có thể được bổ sung," họ có thể cam kết đáng tin cậy về Tính khả dụng để Hứa hẹn (ATP). Điều này trực tiếp tăng tốc dịch vụ và giảm thời gian chờ đợi của khách hàng. Trong một nghiên cứu về mối tương quan giữa dịch vụ khách hàng và quản lý tồn kho, các công ty sử dụng hệ thống WMS đã cải thiện tỷ lệ hoàn thành đơn hàng trung bình của họ lên 98%, từ đó củng cố lòng trung thành của khách hàng và tăng giá trị vòng đời của khách hàng.
- Tối ưu hóa Dòng tiền và Vốn lưu động
Về mặt tài chính, quản lý tồn kho số hóa ảnh hưởng trực tiếp đến Chu kỳ Chuyển đổi Tiền mặt (CCC). Tồn kho là một thành phần chính của dòng tiền. Vốn lưu động là rất quan trọng, và việc quản lý không hiệu quả có thể "bẫy" nguồn tài nguyên quý giá này. Số hóa giúp giảm thiểu hàng tồn kho chết và hàng tồn kho chậm thông qua các thuật toán dự đoán và kiểm soát định lượng. Bằng cách đảm bảo rằng các đơn hàng chỉ được đặt vào đúng thời điểm (nguyên tắc Just-in-Time), các doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho (H$) và chi phí bảo hiểm. Đồng thời, vòng quay hàng tồn kho được cải thiện, giải phóng vốn cho việc tái đầu tư. Việc tối ưu hóa tồn kho không chỉ cắt giảm chi phí mà còn củng cố bảng cân đối kế toán, tạo điều kiện cho việc đầu tư và mở rộng trong tương lai.
Từ góc độ nghiên cứu, nhiều mô hình chuyển đổi số thất bại do thiếu sự đồng thuận trong tổ chức và thiếu năng lực công nghệ trong nhân sự. Do đó, giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo kết nối giữa công nghệ và con người, nhằm hướng tới hoạt động ổn định và liên tục.
- FIFO (Nhập trước – Xuất trước): ưu tiên việc vận chuyển các lô hàng đến.
- FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước): ưu tiên việc vận chuyển các lô hàng có ngày hết hạn sớm nhất.
Các nghiên cứu cho thấy mô hình IoT có thể tăng cường đáng kể hiệu quả lao động, cải thiện độ chính xác của dữ liệu và giảm tỷ lệ lỗi thủ công. Tuy nhiên, mức độ đầu tư phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Khi dữ liệu tồn kho trở nên minh bạch và nhất quán, các doanh nghiệp đạt được mức độ kiểm soát cao hơn đối với các quy trình hoạt động của họ. Điều này giúp thiết lập các phương pháp làm việc tiêu chuẩn theo các tiêu chuẩn quốc tế, tạo ra nền tảng cho việc mở rộng lâu dài và chuyển đổi chiến lược.
Cuối cùng, quản lý tồn kho số không chỉ cải thiện hiệu quả kho bãi mà còn tạo ra một hệ sinh thái hoạt động minh bạch, liền mạch và có thể mở rộng. Đây là nền tảng cho phép các doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng, nâng cấp tiêu chuẩn hoạt động và duy trì lợi thế cạnh tranh lâu dài trong nền kinh tế số.