Mặc dù các hệ thống ERP hiện đại được trang bị đầy đủ các mô-đun quản lý dự án, nhiều doanh nghiệp vẫn không thể tạo ra dữ liệu và báo cáo đáng tin cậy với giá trị thực tiễn. Nghiên cứu này phân tích nguyên nhân gốc rễ, không nằm ở những hạn chế công nghệ, mà ở cách thức thiết kế và sử dụng tài liệu dự án từ những giai đoạn đầu. Thông qua việc phân tích hành vi tổ chức, cấu trúc dữ liệu và thực tiễn triển khai ERP, nghiên cứu xác định các lỗi hệ thống dẫn đến sự suy giảm giá trị dữ liệu dự án, từ đó làm suy yếu chức năng ra quyết định của ERP.
- Những biểu hiện phổ biến bao gồm:
- Câu hỏi nghiên cứu là:
Tại sao tệp dự án – "xương sống" của mô-đun Dự án – không hoàn thành vai trò của nó?
Sai lầm đầu tiên và phổ biến nhất là các doanh nghiệp coi tài liệu dự án như một biểu mẫu hành chính đơn thuần cần hoàn thành như một phần của thủ tục. Những tài liệu này được tạo ra một lần khi bắt đầu dự án và sau đó hiếm khi được cập nhật hoặc sử dụng như một công cụ hoạt động thực tế. Cách tiếp cận này nhanh chóng dẫn đến thông tin lỗi thời, tạo ra một tình huống mà hệ thống trông đẹp trên màn hình nhưng lại xấu trong thực tế. Về cơ bản, khi tài liệu dự án chỉ phục vụ như một kho lưu trữ tĩnh, hệ thống ERP bị hạ cấp thành một kho tài liệu kỹ thuật số, mất đi chức năng cốt lõi của việc hỗ trợ hoạt động và kiểm soát theo thời gian thực.
Nhiều hệ thống ERP cho phép cấu hình nhiều trường thông tin liên quan đến thời gian, trạng thái, vai trò, phòng ban hoặc thẻ công việc. Tuy nhiên, việc mở rộng dữ liệu mà không có quy ước sử dụng thống nhất dẫn đến hỗn loạn ngữ nghĩa. Mỗi người dùng diễn giải và cập nhật dữ liệu theo cách riêng của họ, mà không biết trường nào là bắt buộc, khi nào cần cập nhật và mục đích của chúng là gì. Kết quả là, dữ liệu trở nên không nhất quán, khiến các báo cáo tổng hợp trở nên vô nghĩa. Thay vì tăng cường sức mạnh của hệ thống, việc "nhồi nhét" các trường dữ liệu chỉ phơi bày sự thiếu kỷ luật trong hoạt động và quản lý dữ liệu trong tổ chức.
Một sai lầm nguy hiểm hơn nằm ở việc sử dụng các kỹ thuật đúng nhưng tư duy quản lý sai. Các khái niệm như cột mốc, trạng thái hoặc thẻ nhiệm vụ bị lạm dụng: cột mốc được sử dụng để chia nhỏ các nhiệm vụ nội bộ mà không liên kết với các cam kết hoặc thời hạn giao hàng; trạng thái được sử dụng để chỉ ra mức độ ưu tiên thay vì các trạng thái kiểm soát; và thẻ nhiệm vụ được sử dụng thay vì các quy trình. Hệ thống ERP vẫn hoạt động trơn tru về mặt kỹ thuật, nhưng logic quản lý thì cơ bản bị sai lầm. ERP không thể phân biệt đúng sai; nó chỉ ghi lại một cách trung thực những gì người dùng nhập vào. Khi tư duy quản lý sai, hệ thống sẽ liên tục lưu trữ và khuếch đại sai lầm đó.
Một số hồ sơ dự án chỉ ghi lại ngày bắt đầu và ngày kết thúc mà không phân biệt giữa kế hoạch và thực tế. Việc không tách biệt hai lớp dữ liệu này ngăn cản các doanh nghiệp đo lường sự sai lệch, xác định nguyên nhân của sự chậm trễ và đánh giá hiệu suất của đội ngũ. Từ góc độ quản lý, nếu không có dữ liệu thực tế, bất kỳ kế hoạch nào cũng chỉ trở thành một giả định đẹp đẽ. Nếu không có sự so sánh giữa kế hoạch và thực tế, ERP không thể hỗ trợ cải tiến quy trình hoặc nâng cao hiệu quả của các dự án tiếp theo.
Nhiều dự án được chia thành hàng chục nhiệm vụ, nhưng những nhiệm vụ này được thiết lập như những thực thể độc lập, mà không cho thấy bất kỳ mối quan hệ trước và sau nào hoặc trạng thái bị chặn. Việc không khai báo các phụ thuộc ngăn cản hệ thống phân tích nguyên nhân của sự chậm trễ hoặc xác định hiệu ứng domino khi một nhiệm vụ quan trọng bị chậm. Trong trường hợp này, vai trò phân tích của ERP bị thay thế bởi trí nhớ của con người, buộc các nhà quản lý phải hỏi từng cá nhân. Một dự án thiếu cấu trúc phụ thuộc rõ ràng về cơ bản không được hệ thống quản lý, mà được quản lý bởi trực giác và kinh nghiệm cá nhân.
Khi việc cập nhật hồ sơ dự án chỉ là trách nhiệm của giám đốc dự án, trong khi các thành viên khác trong nhóm không cảm thấy có trách nhiệm với dữ liệu, thông tin sẽ luôn được cập nhật muộn hoặc hời hợt. Dữ liệu sau đó được coi là "công việc thêm," không liên quan trực tiếp đến lợi ích của người thực hiện nhiệm vụ. Kết quả là, các quyết định quản lý luôn dựa trên thông tin lỗi thời, làm giảm giá trị của hệ thống ERP một cách đáng kể. Về cơ bản, ERP không phải là công cụ cá nhân của Giám đốc Dự án, mà là một nền tảng làm việc chung nơi dữ liệu được đồng tạo ra bởi toàn bộ đội ngũ.
Một trong những lãng phí lớn nhất trong chuyển đổi số là đóng hồ sơ dự án ngay khi dự án hoàn thành mà không tóm tắt, so sánh kế hoạch và thực tế, hoặc rút ra bài học. Khi dữ liệu không được sử dụng để học hỏi và cải tiến, ERP chỉ phục vụ như một bản ghi của quá khứ. Trong khi đó, giá trị cốt lõi của dữ liệu dự án nằm ở khả năng tạo ra kiến thức cho tương lai, giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, nhanh hơn và chính xác hơn.
- Các tác động thực tiễn đối với doanh nghiệp triển khai ERP
- Hàm ý chiến lược: ERP là một tấm gương phản chiếu tư duy quản lý.
"Tổ chức của chúng ta có đủ sự rõ ràng và kỷ luật để ERP phản ánh chính xác thực tế và hỗ trợ ra quyết định không?"
- Kết luận
Phân tích cho thấy rằng những thất bại trong việc triển khai ERP không xuất phát từ việc thiếu tính năng, mà từ sự hiểu lầm và lạm dụng tài liệu dự án. ERP thực sự trở thành một công cụ quản lý chiến lược khi tài liệu dự án được xem như một bảng điều khiển hoạt động thay vì giấy tờ hành chính, khi dữ liệu được chuẩn hóa, cập nhật thường xuyên và được sử dụng để học hỏi. Ngược lại, nếu các doanh nghiệp tiếp tục duy trì tư duy cũ trong một hệ thống mới, họ chỉ đang số hóa những phức tạp của chính mình.